De Rekenkamers van de 4 grote steden, de G4, hebben onderzocht hoe het belang van transparant openbaar bestuur zich verhoudt tot de noodzakelijkheid van het (soms tijdelijk) geheimhouden van informatie.

Steeds moet daarbij door gemeenteraden een afweging worden gemaakt tussen het algemeen belang van openbare informatie tegenover de belangen van de gemeente of derden om informatie geheim te houden of te maken. 

Dat kan dan bijvoorbeeld gaan om bedrijfsgegevens van bedrijven, de privacy van burgers of controle- en toezichtstrategieën van de gemeente te beschermen. Maar het gaat daarbij ook om de afweging of er in de openbaarheid of in beslotenheid vergaderd zal worden. 

Met het onderzoek van ook de rekenkamer Den Haag of het beleid en de praktijk rondom geheimhouding in overeenstemming zijn met wet- en regelgeving en of het principe van ‘openbaar tenzij’ ook in de praktijk goed wordt nageleefd, stonden twee doelen voor ogen: het bieden van een beeld waar de gemeenteraden eind 2020 staan met geheimhouding en de gemeenteraden de mogelijkheid bieden om van elkaar te leren en door elkaar geïnspireerd te raken.

Uit het onderzoek kwamen vier zaken naar voren, zo meldden de rekenkamers in een brief aan de vier betrokken gemeenteraden. De eerste constatering is dat raadsleden te weinig worden gefaciliteerd bij het opleggen, bekrachtigen en opheffen van de geheimhouding. Daarnaast is het zo volgens de onderzoekers dat het bekrachtigen van de geheimhouding zelden weloverwogen gebeurt. Het bleek daarnaast dat in de praktijk de gemeenteraad voor het opheffen van geheimhouding te afhankelijk is van het college. De vierde constatering van de rekenkamers is dat verschillende keuzen de mate van transparantie in raadsbesluiten bepalen.

Wat betreft het faciliteren van de raadsleden, stelt het rapport dat zorgvuldige besluitvorming door de raad vraagt om ondersteunende gemeentelijke kaders. Die moeten dan niet alleen de regelgeving op hoofdlijnen duiden, maar ook raadsleden een handelingsperspectief bieden als zij voor de beslissing staan om bijvoorbeeld de geheimhouding te bekrachtigen of juist op te heffen.

De onderzoekers geven aan dat het bekrachtigen van de geheimhouding een besluit is dat alleen de gemeenteraad kan nemen. Omdat zo'n besluit moet voldoen aan de eisen die de Algemene wet bestuursrecht daaraan stelt, dient de raad het besluit deugdelijk te motiveren en zichtbaar de belangen afwegen. Het is daarbij van belang te realiseren dat het college de raad verzoekt om de geheimhouding te bekrachtigen.

Omdat het verschil tussen het aantal bekrachtigingsbesluiten tussen de vier gemeenten erg groot is, in Amsterdam ging het om 136 onderwerpen en 396 documenten en in Den Haag om 9 onderwerpen en 13 documenten, vinden de onderzoekers het relevant dat raadsleden met hun college  bespreken waarom deze aantallen zo uiteenlopen.

De rekenkamers constateren ook dat voor het opheffen van de opgelegde geheimhouding inhoudelijke kennis noodzakelijk is. Die is echter bij raadsleden veelal niet in detail aanwezig, wat ze afhankelijk maakt van het college en het ambtelijk apparaat, aldus de onderzoekers. "Het is daarom van belang dat het college al bij het opleggen van de geheimhouding een concreet moment of een concrete gebeurtenis vermeldt en toelicht waarom de geheimhouding daarna kan komen te vervallen, zodat de raad dit in het eigen besluit kan overnemen." In Amsterdam en Utrecht zou dat al wel 'met enige regelmaat gebeuren'.